عبارت کوتاهی است که تبیین کننده محتوای نامه می باشد و در مقابل کلمه «موضوع» درج می گردد.

متن نامه با سلام و احترام شروع می شود و در پایین عبارت مذکور، شرح اطلاعات، نظرات، خواسته ها و موارد منطبق با هدف تنظیم می گردد که بر حسب حجم مطلب ممکن است تقسیم بندی یا در پاراگراف های متعدد تهیه شود .

مکاتبه اداری است که از سوی واحدهای سازمانی و یا کارکنان زیر دست تهیه و طی آن خواسته ها یا پیشنهادها و نظرات و یا نتیجه اقداماتی که در اجرای دستورات صادره انجام شده است، برای آگاهی از جریان امور و یا تصمیماتی که باید اتخاذ گردد، به مقام بالاتر ارائه می شود.

در صورتی که به جز گیرنده اصلی نامه، اطلاع یا اقدامی از سوی سایر واحدهای سازمانی لازم باشد، پس از خط امضاء ، عناوین سازمانی آن ها ذیل کلمه «گیرنده» یا «گیرندگان» درج می گردد. این اقدام با درج نام افراد فوق الذکر در قسمت رونوشت در سیستم اتوماسیون اداری انجام می گردد.

نامه ها بر اساس اهمیت و میزان تاثیر گذاری به عادی – محرمانه – خیلی محرمانه – سری و بکلی سری تقسیم می شوند . تعیین طبقه بندی نامه با کارشناس نامه بوده و مدیریت مافوق( امضاء کننده نامه ) براساس حدود اختیار و آگاهی می تواند آنرا کاهش یا افزایش دهد .

دفاتر اداری به دفاتری گفته می شود که در ادارات و سازمان ها استفاده می شود و عموما دفاتر اندیکاتور، ارسال مراسلات، دفاتر مالی و … را شامل می شود. بهتر آن است که در نوشتن دفاتر اداری از خط خوش و دقت کافی استفاده گردد تا برای یافتن اطلاعات لازم، مشکلات کمتری برای مراجعین